GDI Fibu® Anbindung an Avista ERP®
Die ERP Software von Avista® bietet ein integriertes Finanzbuchhaltungsmodul. Nicht immer stösst es bei Buchhaltern durch seine Bedienung und Erfordernisse auf Gegenliebe. Das Programm GDI Fibu® von GDI Software ist hingegen weit verbreitet und bietet ausreichend Schnittstellen die sich für eine Integration mit Avista ERP® anbietet.
Die Software von Avista ERP® bietet nicht immer zeitnahe Updates für die Elsterschnittstelle, man kämpft mit nicht konformen XML Dateien (z.B. Umlaute) und die gesetzlichen Richtlinien lassen bei der Umsetzung auf sich warten. All dies lässt schnell den Wunsch nach einer Standard Finanzbuchhaltung aufkommen - besonders wenn man mit der verwendeten Buchungsmethode nicht einverstanden ist.
Seit über 20 Jahre ausschließlich auf kaufmännisches Rechnen spezialisiert, gehört GDI zu den erfahrensten PC-Software Herstellern ihrer Branche. Mehr als 33.000 Programminstallationen in allen Bereichen von Wirtschaft, Verwaltung und freien Berufen bestätigen den hohen Standard der GDI - Produkte.
Datenbanken und Schnittstellen
Um Daten zwischen den beiden Systeme auszutauschen muss man sich zunächst die vorhandenen Schnittstellen genauer ansehen. Avista ERP® verwendet MS-SQL® als Datenbank, das Datenbankschema ist gut dokumentiert. Die Daten der Debitoren und Kreditoren, sowie der Warenwirtschaft lassen sich relativ einfach mit SQL Befehlen ermitteln. Die GDI Fibu® verwendet hingegen eine Sybase® SQL Datenbank, das verwendete Datenbankschema lässt sich nur auf Umwegen herausfinden und ist bei Updates Änderungen unterworfen.
Beide Produkte verfügen über eine DATEV Schnittstelle die durch Limitierungen für einen transparenten Austausch nicht geeignet sind. Zusätzlich bietet die GDI Fibu® ein eigenes Textbasiertes Austauschformat (STD) für seine eigene Warenwirtschaft an - die Beschreibung hierfür ist frei verfügbar.
Workflow und Prozesse
Um die Avista ERP® Finanzbuchhaltung vollständig durch GDI Fibu® zu ersetzen müssen die geänderten Debitoren und Kreditoren Daten nebst Kostenstellen, die Artikelumsätze und offenen Posten übertragen und abgeglichen werden. Ein möglicher Ablauf könnte wie folgt aussehen:
Die Daten werden automatisch zu einem festgelegten Zeitraum aus der Avista ERP® Datenbank via SQL exportiert und in eine STD Datei umgewandelt. Die Buchhaltung importiert die STD Datei innerhalb der GDI Fibu®. Die beglichenen Eingangs-/Ausgangsrechnungen werden automatisch mit Avista ERP® abgeglichen.
Zu erwartende Probleme
Die Datensätze der Warenwirtschaft führen beim Aufaddieren und Berechnung der Umsatzsteuer zu Rundungsdifferenzen die vor dem Import in die GDI Fibu® korrigiert werden müssen. Hier bieten sich zwei Lösungen an: Buchung auf ein Ausgleichskonto oder Bereinigung der Einzelpositionen innerhalb der generierten Buchungssätze.
Innerhalb der Offenen Posten Listen von Avista ERP® muss ein zusätzliches Datenbankfeld definiert werden in dem der Datenaustausch und die Bezahlung vermerkt werden können - schliesslich ist die Avista ERP® eigene Finanzbuchhaltung nicht mehr zu diesem Zeitpunkt nutzbar - sie kann deaktiviert werden.
Empfehlung
Für die Umwandlung und den Abgleich der Daten bietet sich unser Produkt XI!CRMTools an. Es wird nicht nur mit einem SQL2SQL und SQL2TXT Abgleichmodul geliefert, sondern bietet auch ein Optimierungtools für das GDI STD Format an. Dieses beseitigt zuverlässig die Rundungsdifferenzen innerhalb der Buchungssätze. Beispieldateien für diese Art der Anbindung werden mit dem Produkt geliefert und gestattet eine rasche Umsetzung. Als Voraussetzung empfehlen wir Avista ERP® und MS-SQL® Kenntnisse um die Beispiele an die eigenen Erfordernisse anzupassen.
